Geçen ay bir hafta boyunca kendimi takip ettim. Kaç toplantım vardı, ne kadar sürdüler, ne kadar verimli geçtiler? Sonuç şok ediciydi: haftada 22 saat toplantıdaydım. Ve bunun en az 8 saati tamamen kayıp. Hiçbir sonuç çıkmayan, ben olmasam da yürüyecek toplantılar.

Sonra bir şeyler değiştirdim. Bu ay 12 saat toplantım var. 10 saat kazandım. İş verimim arttı, akşamlara enerji kaldı.

Bu yazıda yaptığım değişiklikleri paylaşıyorum.

Toplantı Düzenleyenler İçin

Kural 1: Gündem Yoksa Toplantı Yok

Bir toplantı planlarken kendinize sorun: bu toplantının somut gündem maddeleri neler? Cevaplandırılacak kararlar neler?

Eğer "gel bir konuşalım, sonra bakarız" tarzı bir toplantı düşünüyorsanız - bu toplantı olmamalı. E-mail ile veya kısa bir telefon görüşmesiyle çözülebilir.

Gündem hazırlayamıyorsanız, henüz toplantıya hazır değilsiniz. Konuyu biraz daha araştırın, sonra tekrar planlayın.

Kural 2: 30 Dakika Yeterli

Standart toplantı süresi 1 saat. Bu Parkinson yasası nedeniyle: iş, ayrılan süreyi doldurur. 30 dakikaya planlarsanız 30 dakikada biter. 1 saate planlarsanız 1 saati doldurur.

Şirketimizde toplantıları default 25 dakikaya çektim (5 dakika bir sonrakine geçiş için). Sonuç: aynı kararlar alınıyor ama yarı sürede. Sağlanan verim inanılmaz.

Kural 3: Katılımcı Sayısını Azaltın

Bir toplantıda karar verecek olan minimum kişi sayısı ne? O kadar davet edin. Herkesi çağırmak "kimseyi kırmamak" için yapılıyor ama aslında herkesin zamanını çalıyor.

Kural: bir toplantıda 7'den fazla kişi varsa, bu artık toplantı değil, sunum. Karar alınamaz.

Kural 4: Hazırlık Materyali Önden Gönderin

Toplantı başladıktan sonra "şimdi durumu size özetleyeyim" ile 15 dakika kaybetmeyin. Toplantıdan 1 gün önce özet dokümanı, karar noktaları, seçenekleri gönderin. Herkes okuyup gelsin.

Bu şekilde toplantı doğrudan tartışmaya, karara başlar. Süre yarıya iner.

Toplantıya Katılanlar İçin

Kural 5: Gündem Sorusu

Size bir toplantı daveti geldiğinde ilk yapmanız gereken: gündemi sormak. Yoksa, "gündemi görebilir miyim?" diye kibarca isteyin.

Cevap "yok, gelince konuşuruz" ise: nezaket kaidesi izin verdiği ölçüde reddedin. "Bir gündem hazırlanınca lütfen tekrar davet edin, hazırlıklı gelmek isterim."

Bu bir sınırdır ve zamanınızı korur.

Kural 6: Katılımın Değerli mi?

Bir toplantıda size doğrudan bir katkı ya da karar beklenmiyorsa, orada olmanıza gerek yok. Toplantı sahibinden "notları alabilir miyim, mecbur değilim gibi görüyorum" diye sorun.

Genelde toplantı sahibi anlayışla karşılar. Notlarınızı özet olarak alıp saatlerinizi kazanırsınız.

Kural 7: Odaklanın

Toplantıdayken telefonla oynamayın, e-postaları kontrol etmeyin, başka bir işle uğraşmayın. Yarı-katılım tam katılımdan daha kötü. Ne toplantıdan yararlanabilirsiniz ne de öbür işinizi doğru yapabilirsiniz.

Odaklanacaksanız gerçek odaklanın. Yoksa toplantıya girmeyin.

Toplantısız Alternatif İletişim

Toplantı yerine geçebilecek daha verimli iletişim yolları:

Async karar toplantısı: Bir Slack veya Teams kanalında konuyu açın, herkes 24 saat içinde görüşünü yazsın. Sonra karara varın. Bir kez konuşulan 45 dakikalık toplantı 5 dakikalık okuma haline gelir.

Loom videoları: Bir konuyu anlatmak için 5 dakikalık ekran kaydı yapıp gönderin. Karşınızdaki istediği hızda dinler, notlar alır, geri döner. Toplantıya gerek yok.

Kısa e-mail: Bir onay için toplantı yerine e-mail. "Şu proje için budget şu kadar. Onay veriyor musun?" 30 saniyelik e-mail, 30 saniyelik cevap. Bitti.

Toplantı Kültürünüzü Değerlendirin

Kendinize sorun:

Bu hafta kaç toplantıdaydım?
Kaç tanesinden somut bir karar veya bilgi çıktı?
Kaçı e-mail ile çözülebilirdi?
Kaçının katılımım gerçekten şart değildi?

Bu dört sorunun cevapları size verimli olmayan toplantıları gösterir. Bir sonraki hafta o toplantılara "hayır" demeye başlayın. Hayat kolaylaşır.

Kültür Değişikliği

Bu değişiklikleri kendi başınıza yapmak zor. Şirket kültürü toplantı ağırlıksa, siz "hayır" demenizle bir şey değişmez. Yöneticinizle konuşmanız gerek.

Bir örnek pitch: "Toplantılar üretkenliğimi düşürüyor. Bir deneme yapmayı öneriyorum: bir ay boyunca sadece gündemi olan, 30 dakikadan az olan toplantılara gireceğim. Ay sonunda verimliliğime bakalım. Eğer düşerse eskiye döneriz."

Genelde yöneticiler bu deneyi kabul eder. Sonuç genelde olumlu olur ve tüm ekibe yayılır.

Sonuç

Toplantı bir araçtır, amaç değil. Karar veremeyen, bilgi paylaşmayan, iş üretmeyen toplantılar zamanınızı çalar.

Kendinize verilmiş en değerli kaynak zamanınız. Onu koruyun. Bir hafta boyunca toplantılarınızı denetleyin, gereksizleri eleyin, verimin farkını hissedeceksiniz.

Kolay gelsin.